Et tilbud for forespørsel om oljenedsenket transformator bør inneholde mer enn produktnavnet. I det minste bør kjøperen sende nominell kapasitet, høyspenning, lavspenning, frekvens, fase, vektorgruppe, kjølemetode, standard og installasjonssted. Hvis det gamle transformatornavneskiltet er tilgjengelig, kan et tydelig bilde også hjelpe leverandøren med å forstå utskiftningsbehovet.
En god henvendelse sparer tid. Når leverandøren har nok data, kan tilbudet inkludere en mer nøyaktig modell, tilbehørsliste, vekt, pakkestørrelse og leveringsplan. Vage forespørsler fører ofte til gjentatte meldinger og tregere prissetting. Dersom prosjektet har en frist bør også forventet leveringsdato og inspeksjonskrav nevnes.
Dette er også et godt tidspunkt å spørre om betalingsbetingelser, leveringstid og inspeksjonsbilder. En transformatorbestilling er lettere å administrere når kommersielle og tekniske punkter flytter sammen. Det hjelper også leverandøren med å holde riktig produksjonsplass.